协同工作成趋势，如何选择团队办公协同软件

导语:协同工作成为趋势,国内专业的协同软件飞项、teambition、worktile等蓬勃发展起来了,在这种趋势下,企业和团队应该在工具和应对上做些什么呢?

IDC发布的《2022H1中国企业团队协同软件市场跟踪报告》显示,2022上半年中国企业团队协同软件市场规模为2.0亿美元,同比增长27.1%。其中,本地部署模式的企业团队协同软件规模为1.1亿美元,同比增长23.1%;SaaS模式的企业团队协同软件规模为0.9亿美元,同比增长32.7%。IDC预测,企业团队协同SaaS软件未来5年的复合增长率预计为25.3%,本地部署模式的企业团队协同软件未来5年的复合增长率不到SaaS模式的一半。预计到2025年,企业团队协同SaaS的市场份额将超过本地部署模式市场。

工作中,有的人很认同自己的组织角色,明白自己的职位和职责,但是却不认同自己的团队角色,不愿意协助和配合别人,工作只会孤军作战,始终游离在组织之外。这样的人,哪怕能力再强,也是团队所不欢迎、领导所不认可的,对整体团队效率也不会带来很大的帮助。因此团队需要协同工作,才能更高效的完成任务。人是团队中最核心的力量,即使只有区区两个人,也能组成一个团队。在团队中,原则比和睦更重要。有的团队,气氛一片和睦,你好我好大家好,但是这样的团队只讲人情,不讲原则,表面上看是其乐融融的团体,但是却没有实际的业绩。这样的团队,组织要它何用?

很多管理专家认为,一个好的管理,是70%在流程、规范、工具,剩下的30%自由发挥。一个不好的管理,只有地板,每个人都要自己想办法才能够到天花板。所以,一个好的协同软件,就是帮助团队够到协作天花板的台阶。协同软件能满足六要素,方之为合格专业的协同软件:

国内专业协同软件中,飞项已经实现了从目标层到执行层的项目全流程管理,能更好的满足团队个性化管理的需求。下面我们以飞项为例介绍下协同软件如何高效赋能项目协同管理流程和规范化作业。

让别人知道你的需求是协作的前提,任何一个项目的协同都是围绕着需求进行,如果你在任务的开展就把所有的背景和需求说清楚,那对于协作会带来非常大的帮助。飞项创建事项的时候已经集合5W1H任务全要素,让团队伙伴秒懂项目需求,不需要再为做什么,谁来做,怎么做去浪费时间精力。

遇到负责的项目和多任务同步推进怎么办?很多项目管理者会手忙脚乱不知道如何开展工作。其实项目的执行就是拆解和派发的过程。在飞项中,你可以通过脉络图进行事项和任务的创建,一边创建一边根据子任务进行合理的派发和细节指定,脉络图创建完毕后大家可以在上面统揽所有任务。复杂事项脉络图快速拆解子孙创建,全局查看逻辑一目了然。参与项目的成员也可以即时同步,不需要额外在不同的沟通工具上来回确认。

如果说做好项目进度管理的第一步是明确目标和需求,第二步是项目与关键结果的相互对应,那第三步要做好的就是精细化的任务分解以及责任到人。飞项每级事项都拥有完全独立的协作群体,互不干扰的同时分工协作更高效,人员再多也不怕混淆任务的安排。

每级事项内都可以进行IM沟通、重点标注、再次发起分解小任务;沉淀清晰明了,协作轻松加倍,一来避免了各种沟通工具上带来的资料交叉和不便,二来更加清晰每个任务和人员的对应。

执行进展多平台通知,不错过任何重要信息,飞项支持多种提醒形式:新消息提醒、执行时间提醒、完成状态提醒等。另外,早推送和晚总结也是对任务管理者一个很方便的功能,不用每天一上班就担心查阅各种工具和邮件,直接不出微信即可掌握手头工作。

任何项目的完成,都会有事项总结、沟通重点、文件,而这一切,飞项做得非常人性化,其在事项内结构化沉淀了一切。当一个新项目结束之后,必然会产生非常多宝贵的知识和经验。比如项目过程中所遇到风险及应对措施、项目中遭遇失败复盘后的文档 、项目中优秀的经验总结等等。如何管理这些知识经验,以便日后复用或推广是项目团队经常会面临的问题。

IDC中国企业软件市场研究经理王楠表示:“近年来国家企业上云的政策和本土化策略为包括OA在内的国内协同产品在政府、运营商、金融、教育等行业的应用带来了发展。互联网平台产品如企业微信、钉钉开始开启收费模式,因为互联网厂商客户群体大、资源丰富的优势,可能会使未来企业服务市场的竞争加剧。综合来看,企业团队协同软件在未来五年会继续保持较高的增长态势。”

因此,企业和团队提早适应这一趋势,尽早选择一款实力与颜值并存的协同软件还是很有很有必要的。